撰寫商務信函並不要求您使用華麗優美的詞句。所有您需要做的就是,用簡單樸實的語言,準確的表達自己的意思,讓對方可以非常清楚的了解您想說什麼。圍繞這一點,我們總結了幾方面的內容,希望對您寫作商務信函有借鑒作用。
口語化
每一封信函的往來,都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函裡體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解,以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”,於是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧願寫“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下,每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句,用我/我們做主語,這樣才能讓我們的信函讀起來熱情,友好,就像兩個朋友之間的談話那樣簡單,自然,人性化。
想像一下,如果您由於無法準時交貨而在電話上跟您的合作夥伴表示歉意時,您會怎麼說?我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在電話中您會這樣說,為什麼在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放棄這種所謂的“生意腔”吧,讓您的信也像談話那樣簡單,自然,人性化。
語氣語調
由於您寫的信函都是有其目的性的,所以您信函裡所採用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下,您寫這封信函是想達到一個什麼樣的目的,您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的,勸說性的,還是堅決的,要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。
*真誠
不管是生活中的交往還是生意上的合作,真誠是最重要也是最基礎的,所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什麼,都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍,確保如果此時對方正在電話中與您通話,他一定能夠感受到您的自然和真誠。
*直接
跟您一樣,您的合作夥伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以,信函一定要寫得簡明扼要,短小精悍,切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容,請毫不留情的捨棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢,反而會混淆視聽,非但不能讓讀者感興趣,反而會讓他們惱火,產生反感。